PostBase Mini Service


Heeft u vragen over de werking van de PostBase Mini frankeermachine? Op deze pagina vindt u de meeste gestelde vragen en antwoorden.

Komt u er niet uit? FP-Ruys heeft een uitgebreid netwerk van helpdeskmedewerkers en technici om u te helpen en ondersteunen bij het gebruik van uw PostBase Mini.

Onze medewerkers helpen u graag per telefoon, online of op uw locatie.

Postbase Mini
Helpdesk en service voor uw Postbase Mini frankeermachine

Meest gestelde vragen


Storingen en Schermmeldingen

Afdruk slecht of niet zichtbaar

Volg onderstaande stappen:

  • Kies [Menu]
  • Kies [Afdruksysteem]
  • Kies [Intensief reinigen]
  • Bevestig met [V]
  • Klik 2x [Terug]


Indien dit niet het gewenste resultaat heeft gegeven kunt u de cartridges handmatig reinigen

  • Kies [Menu]
  • Kies [Afdruksysteem]
  • Kies [Cartridge vervangen]
  • Haal de cartridge uit het systeem en reinig de onderzijde van de cartridge met een lauw-warm vochtige doek.
  • Herplaats daarna de cartridge in het frankeersysteem.

Indien het probleem blijft bestaan neemt u contact op met de serviceafdeling.

Verbindingsprobleem

Krijgt u een foutmelding nadat u een verbinding tot stand heeft gebracht? Volg dan onderstaande stappen:

  • Noteer de foutcode, inclusief info1 en info2 code
  • Kies [Verder]
  • Schakel de frankeermachine uit door 4 seconde op de blauw/zilveren toets te drukken
  • Controleer de netwerkkabel aan zowel frankeermachine- als muur/modem zijde
  • Herstart de frankeermachine, annuleer eventuele meldingen
  • Kies [Menu]
  • Kies [Verbinden of Tegoed laden]
  • Voer het gewenste laadbedrag in (0 euro is toegestaan)
  • Kies [Porto laden] en bevestig de controlevraag

Krijgt u opnieuw een foutmelding? Noteer deze dan inclusief info1 en info2 codes. Raadpleeg uw netwerkbeheerder over eventuele wijzigingen. Indien de problemen blijven bestaan neemt u contact op met de serviceafdeling.

Melding: Maak verbinding voor de maandelijkse controle.

Waarom deze melding?
Uit veiligheidsoverwegingen heeft PostNL bepaald dat alle NetSet frankeermachines, in vooraf bepaalde weken, verplicht contact moeten maken met het TelesetDataCenter.

Oplossing
Dit contact maakt u op dezelfde wijze waarop u het saldo bijlaadt. Indien u geen saldo nodig heeft, kunt u een nul-bedrag laden.

  • Kies [ > ]
  • Kies [Menu]
  • Kies [Verbinden of laden]
  • Voer het gewenste laadbedrag in (0 euro is toegestaan)
  • Bevestig 2x met [ V ]

Advies
Wanneer u bij deze melding direct uw frankeertegoed oplaadt met een bedrag waarmee u 4 weken vooruit kunt, hoeft u slechts eens per maand deze handeling uit te voeren.

Meer informatie over dit onderwerp
Als niet binnen 5 dagen aan de inbelverplichting is voldaan blokkeert de frankeerfunctie van uw machine. U kunt weer frankeren nadat uw machine contact heeft gemaakt met het TelesetDataCenter.
Klik hier voor uitgebreide informatie, laadinstructie en een overzicht van de komende verplichte inbeldata.

Melding: Ontoereikend krediet in TDC

Het bedrag dat u wenst te laden is te hoog (het overschrijdt de resterende weeklimiet).

Indien de limiet is bereikt, is het mogelijk bij PostNL klantenservice een spoedoplading (emergency upload) aan te vragen.
Een uur nadat u het formulier heeft ingevuld kunt u het aangevraagde bedrag laden op uw machine.

Meer informatie over Emergency Upload (kosten & werkwijze)
Direct naar het aanvraagformulier van PostNL.

Voor een definitieve aanpassing van het maximum laadbedrag belt u met PostNL (088) 868 68 68. (verwerkingstijd 1-2 weken)

Melding: Uw frankeertegoed is laag voer Verbinden of laden uit (0015000A)

Betekenis
Deze melding is slechts een waarschuwing.
Het geeft aan dat uw frankeertegoed onder een bepaald niveau is gekomen.

Oplossing

  • U kunt het voorgestelde bedrag opwaarderen met de knop [ V ].
  • U kunt een ander bedrag opwaarderen door het potlood icoon te kiezen.
  • U kunt de melding negeren met de knop [ x ] en verder werken.

Aanvullende informatie
Standaard staat deze waarschuwingsgrens ingesteld op € 25,00. Voor het instellen van een ander waarschuwingsbedrag kunt u de handleiding raadplegen.

Melding: Gebruiker heeft niet de rechten om deze functie uit te voeren.

De “Administrator” (beheerder) van uw PostBase heeft ingesteld dat u geen bevoegdheid heeft om deze functie uit te voeren.
Neem contact op met de frankeermachine-beheerder in uw organisatie.

Aanvullende informatie


Van gebruiker wisselen / gebruiker afmelden
Wanneer u gebruikersprofielen heeft ingesteld, en post is verwerkt voor de aangemelde gebruiker, kunt u kort op de aan/uit button klikken. Vervolgens kunt u via het touchscreen van de PostBase een andere gebruiker selecteren.


Vragen over tarieven of tariefswijzigingen

Ik heb een vraag over de tarieven in mijn frankeermachine

Tarievenweergave in uw frankeermachine
Met een frankeermachine krijgt u korting op de posttarieven. U stempelt direct het kortingstarief op de envelop. Na het maken van de productkeuze en het wegen van het poststuk verschijnt het juiste tarief in uw machine.

Meer informatie over postproducten en tarieven kunt u, afhankelijk van het type van uw frankeermachine, vinden op de website van PostNL of Sandd

Decemberzegels en uw frankeermachine
Het is niet toegestaan het tarief van de Decemberzegel te stempelen met uw frankeermachine. 

Waarde aanduidingen 1 en 2
Deze aanduidingen komt u alleen tegen op postzegels. Uw frankeermachine stempelt zichtbare bedragen.

Wat gebeurt er met mijn frankeertegoed bij het laden van de nieuwe tarieven?

Het laden van de nieuwe tarieven heeft geen invloed op het frankeertegoed in uw frankeermachine.


Hoe krijg ik de nieuwe tarievenstructuur in mijn machine?

Tijdens iedere verbinding met het TeleDataCenter (tegoed laden of verplichte connectieperiode) controleert de machine de tariefstructuur in de machine. Zodra er een nieuwe structuur beschikbaar is wordt deze geladen in de machine. Per ingangsdatum schakelt de machine automatisch over naar de nieuwe tarieven.

Twee weken voor de ingangsdatum van de tariefswijziging staat een nieuwe tabel gereed. Indien u in de tussenliggende periode “Verbinden of Tegoed laden” uitvoert, wordt de tariefstructuur automatisch in uw machine geladen.

Snelkeuzetoetsen voor tarieven instellen

Door gebruik te maken van de snelkeuzetoetsen voor producten kunt u heel snel een tarief instellen, zo zit onder de eerste toets (linksonder in het PostBase beeldscherm) bijvoorbeeld het product “brieven binnenland”.

Door het laden van de nieuwe tarieven in uw machine kunnen enkele door u ingestelde snelkies toesten niet meer juist functioneren, verplaatst of verwijderd zijn.

Wij adviseren u deze toetsen te controleren en indien nodig opnieuw in te stellen.

Om de ingestelde sneltoetsen te tonen drukt u op de + toets in het basisscherm van de frankeermachine.

Snelkeuzetoetsen (opnieuw) instellen

Instellen van de snelkeuze toetsen kunt u doen met behulp van de gratis Navigator software die u op een Windows pc of laptop kunt installeren. De software is te installeren vanaf deze pagina. Wanneer de software is geïnstalleerd koppelt u de frankeermachine en de pc middels de usb 2.0 kabel.

  • Zorg dat de PostBase is verbonden met de Navigator software.
  • Klik op [Beheer](links in uw computerscherm).
  • Klik op [Sneltoetsen].
  • Klik op [Nieuwe sneltoets maken].
  • Maak de gewenste productkeuze.
  • Klik op [Sneltoets opslaan].
  • Geef een passende naam voor de Sneltoets in.
  • Bevestig door op de groene [V] te klikken.

Uw productkeuze is nu opgeslagen als sneltoets. Herhaal alle stappen om meer snelkeuze toetsen in te richten.

Volgorde van snelkeuzetoetsen aanpassen.

  • Zorg dat de PostBase is verbonden met de Navigator software.
  • Klik op [Beheer](links in uw computerscherm).
  • Klik op [Sneltoetsen].
  • Klik op het raster naast de sneltoets.
  • Houdt deze ingedrukt.
  • Sleep de toets naar de gewenste postitie.

De 3 toetsen in het blauw gemarkeerde vlak komen overeen met de 3 snelkeuzetoetsen onderin het basisscherm van het display van de frankeermachine.


Overige machine gerelateerde vragen

Van gebruiker wisselen / gebruiker afmelden

Wanneer u gebruikersprofielen heeft ingesteld, en post is verwerkt voor de aangemelde gebruiker, kunt u kort op de aan/uit button klikken. Vervolgens kunt u via het touchscreen van de PostBase een andere gebruiker selecteren.

Hoeveel frankeertegoed staat er nog op mijn machine?

Druk op de Menu-toets.
Druk op Register.
Op de bovenste regel ziet u het actuele saldo.

Hoe kan ik het maximum laadbedrag verhogen?

Op de volgende wijze kunt u het maximum laadbedrag voor uw frankeermachine laten verhogen:

  • Neem contact op met PostNL klantenservice (088 – 868 68 68)

PostNL kan dit telefonisch voor u regelen.
De verwerkingstijd is 1-2 weken.

Handmatig een frankeerbedrag invoeren

Op de volgende wijze kunt u handmatig een bedrag als frankeerwaarde instellen:

Volg onderstaande stappen:

  • Selecteer Product
  • Selecteer Overig
  • Voer het gewenste bedrag in en bevestig 2x met OK

U kunt nu uw frankering maken.

Hoe laad ik een nieuw reclamestempel?

U kunt een nieuw reclamestempel bestellen via de PostBase stempeldesigner. U kunt binnen twee weken de nieuwe stempel in uw frankeermachine laden.

Stempel in uw machine laden:

  • Klik op [Menu]
  • Klik op [Remote service]
  • Bevestig “Update succesvol” met [OK]
  • Klik op [Terug] om in het frankeermenu te komen
  • Selecteer uw nieuwe reclamestempel door op de reclamepositie te klikken en de stempel te selecteren.

De nieuwe stempel is nu beschikbaar in uw machine.

Ik heb een misafdruk gemaakt, kan ik de waarde terug krijgen?

Wanneer u een verkeerde waarde heeft afgedrukt of de afdruk niet goed zichtbaar is kunt u deze afdruk indienen bij PostNL. De foutieve waarde zal daarna op de factuur van PostNL met u verrekend worden.

Volg onderstaande stappen:

  • Download hier het formulier misdrukken
  • Lees de voorwaarden die vermeld staan op het formulier.
  • Maak een afdruk in de nulstand op dit formulier (zie hiervoor de FAQ hieronder)
  • Verstuur het formulier naar PostNL Business Service (zie adres op formulier)

0,00 of Testafdruk maken

Volg onderstaande instructie voor het maken van een nulafdruk:

  • Toets Product
  • Selecteer Overig
  • Toets een 0 en bevestig 2x met OK

U kunt nu uw 0-frankering maken.


Administratieve vragen

Doorgeven van wijzigingen

Wijziging (factuur)adres

U kunt uw wijziging(en) eenvoudig aan ons doorgeven via de pagina Wijziging doorgeven.

Gaat u verhuizen? Vergeet niet uw verhuizing ook aan PostNL door te geven.

De adresstempel van in uw frankeerstempel moet gelijk zijn aan uw organisatie-adres (het adres waar de frankeermachine staat). Bij een verhuizing kunt u eenvoudig via de pagina Wijziging doorgeven een nieuw adresstempel bestellen.

Wilt u niet alleen een nieuw adresstempel, maar ook een nieuw reclamestempel (met uw logo, reclameboodschap, websiteadres enz.)? Dit kunt u doen via de pagina’s voor het bestellen van frankeerstempels:

Naamswijziging doorgeven

Geef uw naamswijziging eenvoudig door via de pagina Wijzigingen doorgeven.

Nieuw bankrekeningnummer doorgeven

Geef uw nieuwe bankrekeningnummer eenvoudig door via de pagina Wijzigingen doorgeven.

Nieuw Kamer van Koophandelnummer doorgeven

Geef uw nieuwe Kamer van Koophandelnummer eenvoudig door via de pagina Wijzigingen doorgeven.

Als u een frankeermachine heeft hebben kunt u de wijziging van uw Kamer van Koophandel doorgeven via het formulier Overdrachtsovereenkomst frankeermachine (pdf). 

Doorstart na faillissement bij gebruik van frankeermachine

  1. Is uw frankeermachine geblokkeerd voor het laden van frankeertegoed en/of frankeren?
  2. Is dit mogelijk te wijten aan een faillissement?
  3. Is er sprake van een doorstart?

Als u alle vragen met Ja beantwoord zijn kunt u de doorstart aan FP-Ruys doorgeven via de Overdrachtsovereenkomst frankeermachine (pdf).

Hiervoor gelden een aantal voorwaarden:

  • De curator dient te tekenen voor de failliete partij.
  • PostNL moet akkoord gaan met de overdracht.
  • De financieel administratie van FP-Ruys moet akkoord gaan i.v.m. mogelijke openstaande vorderingen.

De overdrachtsprocedure inclusief het aanvragen van de akkoorden bij PostNL en de financiële administratie wordt verzorgd door de afdeling Customer Support van FP Ruys. Ga naar het Overdrachtsformulier (pdf)

Vragen over facturen

Voor welke vestiging is deze factuur bestemd?

Het locatieadres waarop de factuur betrekking heeft staat links onder vermeld.

Ik heb een factuur ontvangen maar ik heb een servicecontract

Conform de contractvoorwaarden zijn er bepaalde zaken die niet in het servicecontract zijn opgenomen, hiervoor ontvangt u in dat geval een factuur. Voorbeelden hiervan zijn:

  • Supplies als inkt en etiketten
  • Aan slijtage onderhevige onderdelen als borstels en vilt
  • Postregistratie geheugens
  • Accu´s
  • Vervangen onderdelen als gevolg van onjuist gebruik.

Emergency Upload

Voor uw frankeermachine is een maximum laadbedrag door PostNL afgegeven. Dit bedrag mag eens per 7 dagen geladen worden.

Als u binnen 7 dagen meer saldo nodig heeft kunt u extra tegoed aanvragen bij PostNl, dit heet een Emergency Upload. Binnen 1 uur heeft u dan een extra bedrag om te laden.

Vraag via PostNL een Emergency Upload aan.

Extra inbelkosten

Wanneer u uw machine heeft aangeschaft voor 01-01-2010 geldt:

Per jaar kunt u 14 keer gratis inbellen, vanaf de 15e keer worden inbelkosten per inbelactie berekend. Een inbelactie heeft u nodig bij een verplichte inbelperiode (13 keer per jaar) en bij het opwaarderen van frankeertegoed.

Laad tijdens de verplichte inbelperiode een bedrag wat voor 4 weken voldoende is.

Is uw maximum laadbedrag momenteel niet voldoende voor 4 weken, neem dan contact op met PostNL om dit te laten aanpassen: (088) 868 68 68

Waarom verplicht inbellen?
PostNL heeft eens per maand de tellerstanden uit uw frankeermachine nodig om een controle uit te voeren. Deze standen worden alleen tijdens de verplichte inbelperiode vastgelegd.

De data zijn door PostNL vooraf vastgesteld, een actueel overzicht met inbeldata vindt u hier.

Aanduidingen H120 / F48/ L48 / P120

Deze aanduidingen hebben betrekking op het servicecontract van uw machine.

H = huurcontract
F en P = koopcontract
L= Leasecontract.

Aanduiding C48 / C24

Op deze machine is een servicecontract afgesloten waarbij afhankelijk van het type machine 1 of 2 onderhoudsbeurten per jaar zijn opgenomen. Bij deze onderhoudsbeurten zijn voorrijkosten en arbeidsloon gedekt.

Eventueel te vervangen onderdelen worden berekend. Tussentijdse bezoeken voor storingen worden in zijn geheel doorbelast, d.w.z. voorrijkosten, arbeidsloon en onderdelen.

Een C-contract volgt wanneer de reguliere looptijd van het contract ten einde is. De afgesproken responstijd blijft gehandhaafd. Door deze aanpassing wordt de contractprijs met 40% verlaagd.

Automatische incasso

Om de prijs van onze huurcontracten zo laag als mogelijk te houden, gaat betaling van de huurtermijnen per kwartaal via automatische incasso. Indien u wilt afzien van automatische incasso kunt u een e-mail sturen aan boa@fp-ruys.nl.

Extra administratiekosten bedragen in dit geval € 2,50 / maand (excl. btw) Heeft u al een automatische incasso voor de huur van uw frankeermachine, maar wilt u dat ook alle andere facturen van FP-Ruys automatisch geïncasseerd worden? Stuur dan uw verzoek per e-mail aan boa@fp-ruys.nl

Toeslag voor het niet afgeven van een automatische incasso

Door uw organisatie is een verzoek bij ons ingediend om af te zien van automatische incasso. Om de prijs van onze huurcontracten zo laag als mogelijk te houden, gaat de betaling van de huurtermijnen standaard per kwartaal via automatische incasso.

De toeslag wordt berekend vanwege de extra administratieve handelingen die het boeken van de betaling met zich meebrengt. Wilt u toch liever per automatische incasso betalen? Stuur dan uw verzoek per e-mail aan boa@fp-ruys.nl

Toeslag ..uur responsetijd

Vanuit uw organisatie is een verzoek gekomen om af te wijken van de standaard responstijd. De extra kosten die dit met zich meebrengt staan hier vermeld.

Toeslag verlenging max. looptijd service overeenkomst

De duur van de standaard contractperiode is verstreken. Om gebruik te kunnen blijven maken van de machine en service wordt deze toeslag in rekening gebracht.

Wijziging posttarieven voor frankeermachine

Inhoudelijke vragen over wijzigingen van posttarieven voor frankeermachines vindt u in de rubriek “Vragen over tarieven of tariefswijzigingen” op de eigen servicepagina’s van onze frankeermachines. 

Weet u niet welke machine u heeft? U vindt een overzicht van onze machines op de pagina Welke frankeermachine heb ik?

De prijs van een tariefupdate hangt in veel gevallen af van de, bij aanschaf van de machine, door uw organisatie gekozen serviceovereenkomst. Heeft u bezwaar tegen een ontvangen factuur over een tariefupdate?

Laat u dan door onze medewerkers informeren over eventuele mogelijkheden van een contractaanpassing.

Verzend- & administratiekosten
Bij bestellingen van supplies (inkt en etiketten) tot € 200,- hanteert FP Ruys € 8,- verzend- en administratiekosten, bij bestellingen van supplies boven een orderbedrag van € 200,- betalen wij de verzendkosten.

Bij overige zendingen gelden de PostNL tarieven op basis van formaat en gewicht.

Betalingstermijn

Conform de contractvoorwaarden hanteert FP Ruys een betalingstermijn van 15 dagen. Uitzonderingen zijn hierop niet mogelijk.

Betalingskorting

FP Ruys kent geen regeling voor betalingskortingen in welke vorm dan ook.


Contact met FP-Ruys

Onze medewerkers zijn telefonisch bereikbaar op maandag t/m vrijdag van 08.30 uur tot 17.00 uur. Telefoon (088) 789 72 22.

bel mij terug fp-ruysBel mij terug
stuur een bericht naar fp-ruysStuur een bericht
storing-24Storing melden

Wijzigingen doorgeven

Verhuizing? Nieuwe bedrijfsnaam, bankrekeningnummer of Kamer van Koophandelnummer? Geef uw wijzigingen door via onze speciale pagina Wijziging(en) doorgeven.

Helpdesk en service voor uw Postbase Mini frankeermachine

Navigator software

Navigator software is een gratis softwarepakket voor de PostBase frankeermachine. Met dit programma maakt u eenvoudig eigen stempels met sms-tekstberichten die u vervolgens als reclame-uiting afdrukt op al uw post. Maak gebruikersprofielen aan en koppel deze aan 1 of meerdere kostenplaatsen. Zelfs het bedienen van de frankeermachine vanaf uw pc behoord tot de mogelijkheden.

Met Navigator PLUS (optioneel) maakt u uitgebreide postrapportages. Of het nu gaat om een totaaloverzicht of een gedetailleerd rapport op gebruikers- of kostenplaatsniveau, met deze software heeft u totale controle.

Klik hier voor alle informatie en uw gratis volledige versie van Navigator Basic.
Klik hier voor alle informatie over Navigator Plus.

Helpdesk en service voor uw Postbase Mini frankeermachine

Inkt en etiketten

U kunt via onze webshop inkt en etiketten bestellen voor uw Postbase Mini.

Voor 14.00 uur besteld = dezelfde dag verzonden.

frankeerstempel met reclame
I like frankeerstempels

Bestel eenvoudig uw frankeerstempels

Met een reclamestempel geeft u extra communicatiekracht aan uw post. Kies uit onze voorgeselecteerde stempels of upload uw eigen ontwerp en druk voortaan uw bedrijfslogo, slogan of internetadres direct mee op de envelop.

Bestel uw frankeerstempels met de stempeldesigner.

Helpdesk en service voor uw Postbase Mini frankeermachine