Optimail Service


Heeft u vragen over de werking van de Optimail frankeermachine? Op deze pagina vindt u een overzicht van de meeste gestelde vragen en antwoorden.

Komt u er niet uit? FP-Ruys heeft een uitgebreid netwerk van helpdeskmedewerkers en technici om u te helpen en ondersteunen bij het gebruik van uw Optimail frankeermachine.

Onze medewerkers helpen u graag per telefoon, online of op uw locatie.

Optimal frankeermachine
Technische ondersteuning, helpdesk en service Optimail frankeermachine

Meest gestelde vragen


Storingen en Schermmeldingen

Call FP 46 en Call FP 47

Waarom deze melding?
Uit veiligheidsoverwegingen heeft PostNL bepaald dat alle NetSet frankeermachines, in vooraf bepaalde weken, verplicht contact moeten maken met het TelesetDataCenter.

Oplossing
Dit contact maakt u op dezelfde wijze waarop u het saldo bijlaadt. Indien u geen saldo nodig heeft, kunt u een nul-bedrag laden.

  • Annuleer melding met de C-Toets
  • Druk op de frankeermachine op de weegschaal-toets, het weger-symbool verdwijnt uit het display
  • Toets uw 8-cijferige pincode in
  • Bevestig met de groene toets (rechts onder)
  • voer het gewenste laadbedrag in
  • Bevestig met de R-toets

Indien RESET verschijnt, wacht u af tot het frankeerbedrag weer in beeld verschijnt.
Indien CHANGE verschijnt, wacht u tot RESET in beeld komt, bevestig dan binnen 30 seconden nogmaals met de R-Toets.

Advies
Wanneer u bij deze melding direct uw frankeertegoed oplaadt met een bedrag waarmee u 4 weken vooruit kunt, hoeft u slechts eens per maand deze handeling uit te voeren.

Meer informatie over dit onderwerp
Als niet binnen 5 dagen aan de inbelverplichting is voldaan blokkeert de frankeerfunctie van uw machine. U kunt weer frankeren nadat uw machine contact heeft gemaakt met het TelesetDataCenter.

Bekijk de pagina Inbellen voor frankeermachine voor uitgebreide informatie, laadinstructie en een overzicht van de komende verplichte inbeldata.

E16 melding

Waarom deze melding?
De verbinding kon om technische redenen niet tot stand worden gebracht.
Waarschijnlijk ziet de frankeermachine het modem niet.

Oplossing

  • Zet frankeermachine, weegschaal en modem uit.
  • Druk de 3 brede stekkers in alle apparaten stevig aan.
  • Controleer of de telefoonkabel in de LINE ingang van het modem, en op de muuraansluiting is aangesloten
  • Controleer of de telefoonkabel in de analoge lijn is geplaatst
  • Start nu opnieuw op. LET OP: volgorde Modem, Weegschaal, Frankeermachine
  • Annuleer meldingen met de C-Toets
  • Herhaal de handeling om geld te laden

C23 en E23 melding

Waarom deze melding?
De verbinding kon om technische redenen niet tot stand worden gebracht.

Oplossing

  • Controleer of de telefoonkabel achter in het apparaat is geplaatst
  • Controleer of de telefoonkabel in de analoge lijn is geplaatst
  • Wanneer er iets gewijzigd is in uw telefoonlijnen of centrale, controleer de modeminstellingen
  • Annuleer de foutcode met de C-Toets
  • Herhaal de handeling om geld te laden

C27 en E27 melding

Waarom deze melding?
De verbinding kon om technische redenen niet tot stand worden gebracht.

Oplossing

  • Controleer of de telefoonkabel achter in het apparaat is geplaatst
  • Controleer of de telefoonkabel in de analoge lijn is geplaatst
  • Wanneer er iets gewijzigd is in uw telefoonlijnen of centrale, controleer de modeminstellingen
  • Annuleer de foutcode met de C-Toets
  • Herhaal de handeling om geld te laden

E37 melding

Het bedrag dat u wenst te laden is te hoog (het overschrijdt de resterende weeklimiet).

Indien de limiet is bereikt, is het mogelijk bij PostNL klantenservice een spoedoplading (emergency upload) aan te vragen.
Een uur nadat u het formulier heeft ingevuld kunt u het aangevraagde bedrag laden op uw machine.

Meer informatie over Emergency Upload (kosten & werkwijze)
Direct naar het aanvraagformulier van PostNL

Voor een definitieve aanpassing van het maximum laadbedrag belt u met PostNL klantenservice: 088 – 868 68 68. (verwerkingstijd 1-2 weken)

END melding

END geeft aan dat het saldo van uw frankeertegoed op is, u dient nieuw saldo bij te laden.

Oplossing:

  • Zorg dat de telefoonkabel is aangesloten
  • Druk op de C-Toets
  • Druk op de frankeermachine op de weegschaal-toets, het weger-symbool verdwijnt uit het display
  • Toets uw 8-cijferige pincode in
  • Bevestig met de groene toets (rechts onder)
  • voer het gewenste laadbedrag in
  • Bevestig met de R-toets

Indien RESET verschijnt, wacht u af tot het frankeerbedrag weer in beeld verschijnt.
Indien CHANGE verschijnt, wacht u tot RESET in beeld komt, bevestig dan binnen 30 seconden nogmaals met de R-Toets.

Of bekijk de handleiding [Instructie]


Vragen over tarieven of tariefswijzigingen

Ik heb een vraag over de tarieven in mijn frankeermachine

Tarievenweergave in uw frankeermachine
Met een frankeermachine krijgt u korting op de posttarieven. U stempelt direct het kortingstarief op de envelop. Na het maken van de productkeuze en het wegen van het poststuk verschijnt het juiste tarief in uw machine.

Meer informatie over postproducten en tarieven kunt u, afhankelijk van het type van uw frankeermachine, vinden op de website van PostNL of Sandd

Decemberzegels en uw frankeermachine
Het is niet toegestaan het tarief van de Decemberzegel te stempelen met uw frankeermachine. 

Waarde aanduidingen 1 en 2
Deze aanduidingen komt u alleen tegen op postzegels. Uw frankeermachine stempelt zichtbare bedragen.

Wat gebeurt er met mijn frankeertegoed bij het laden van de nieuwe tarieven?

Het laden van de nieuwe tarieven heeft geen invloed op het frankeertegoed in uw frankeermachine.


Hoe laad ik de tarievenprom in de Flexiscale postweegschaal?

Meer informatie over deze handeling vindt u in de Instructie tarievenprom flexiscale postweegschaal.

Tarievenprom wordt niet gelezen.

Verwijder de tarievenprom en plaats deze opnieuw. Meer informatie over deze handeling vindt u in de Instructie tarievenprom flexiscale postweegschaal.

Als het probleem zich blijft voordoen kunt u een nieuwe tarievenprom aanvragen. Vermeld uw referentie die vermeld staat op de pakbon of uw naam- en adresgegevens.

Het display van de Flexiscale weegschaal licht wel op,
maar er verschijnt geen tekst, of het FP logo blijft in beeld staan.

Verwijder de tarievenprom en plaats deze opnieuw.

Als het probleem zich blijft voordoen kunt u een nieuwe tarievenprom aanvragen. Vermeld uw referentie die vermeld staat op de pakbon of uw naam- en adresgegevens.

Snelkeuze toetsen tarieven (opnieuw) instellen.

Door het laden van de nieuwe tarieven in uw Flexiscale weegschaal kunnen enkele door u geprogrammeerde sneltoetsen niet meer juist functioneren. Wij adviseren u deze toetsen te controleren en indien nodig opnieuw in te stellen.

  1. Maak eerst handmatig een productkeuze (bijvoorbeeld: Binnenland, Pakket, Track&Trace)
  2. Houd het nummer van de gewenste snelkeuze toets ingedrukt tot SNELTOETS PROG verschijnt

Uw sneltoets is geprogrammeerd !

  • Herhaal de stappen 1 en 2 voor het instellen van meer sneltoetsen.

Hoe zit het met het statiegeld op de tarievenprom?

Als u uw oude tarievenprom uiterlijk 2 weken na ontvangst van de nieuwe retourneert ontvangt u € 70,- statiegeld. Dit bedrag zal op de factuur van de nieuwe tarievenprom worden verrekend.

Voor de retourzending kunt u de envelop gebruiken waarin de nieuwe tarievenprom is bezorgd. Draai de pakbon om, hierop staat het retouradres vermeld.

Heeft u de pakbon niet meer? Het retouradres is:
FP-Ruys
Actiecode Prom
Antwoordnummer 11073
2700 VC Zoetermeer


Overige machine gerelateerde vragen

Hoeveel frankeertegoed staat er nog op de machine?

Op de volgende manier kunt u de hoogte van het saldo in uw machine raadplegen:

  • Toets 1
  • Toets R

Het actuele saldo staat nu in uw scherm.

  • Druk op de C-toets om terug te keren naar het frankeerscherm

Hoe kan ik het maximum laadbedrag verhogen?

U kunt het maximum laadbedrag voor uw frankeermachine laten verhogen via PostNL.Neem contact op met PostNL Klantenservice via (088 – 868 68 68). De verwerkingstijd is 1-2 weken.

Frankeerbedrag handmatig instellen

Het handmatig instellen van een bedrag geschiedt via uw Flexiscale weegschaal.

Volg onderstaande stappen:

  • Druk ongeveer 2 seconden op de toets.
  • De Flexiscale toont het startmenu voor de portoberekening.
  • Blader met de pijltjestoetsen verder.
  • Druk op de selectietoets voor “OVERIG”.
  • Plaats het poststuk of een willekeurig voorwerp op het weegplateau

Het weegplateau moet belast zijn: het display moet een gewicht groter dan 0 gram aanduiden. Pas dan opent de Flexiscale het venster voor de porto-invoer.

  • Voer nu de gewenste portowaarde in (maximaal 99999 cent).
  • Bevestig de invoer met de Enter toets.

De Flexiscale draagt het ingevoerde bedrag over naar de frankeermachine zodat u kunt frankeren.

U kunt ook de instructie in de handleiding bekijken (handleiding Optimail)

    Ik heb een misafdruk gemaakt, kan ik de waarde terug krijgen?

    Wanneer u een verkeerde waarde heeft afgedrukt of de afdruk niet goed zichtbaar is kunt u deze afdruk indienen bij PostNL. De foutieve waarde zal daarna op de factuur van PostNL met u verrekend worden.

    Volg onderstaande stappen:

    • Download hier het formulier misdrukken
    • Lees de voorwaarden die vermeld staan op het formulier.
    • Maak een afdruk in de nulstand op dit formulier (zie hiervoor de vraag “0,00-afdruk maken” hieronder)
    • Verstuur het formulier naar PostNL Business Service (zie adres op formulier)

    0,00 afdruk maken

    Nul-afdruk maken

    • Druk op de frankeermachine op de weegschaal toets, het weger-symbool verdwijnt uit het display.
    • Druk op de 0.
    • Bevestig met de groene toets (rechts onder).

    Voer nu een brief of frankeerstrook in om de afdruk te maken.

    Hoe verreken ik mijn frankeertegoed bij beëindiging contract?

    Voordat uw machine buitengebruik wordt gesteld, dient u het resterende frankeersaldo uit te printen op stroken of enveloppen.

    Deze afdrukken kunt u tezamen met het PostNL formulier niet gebruikte waarde afdrukken frankeermachine bij PostNL indienen. Alleen originele waardeafdrukken (geen kopieën!) worden door PostNL met u verrekend op uw factuur.

    Volg onderstaande stappen:

    PostNL Formulier downloaden

    • Download het formulier misafdrukken (pdf) en print deze uit.
    • Lees de voorwaarden die vermeld staan op het formulier.

    Nul afdruk maken

    • Druk op de frankeermachine op de weegschaal toets, het weger-symbool verdwijnt uit het display.
    • Druk op de 0.
    • Bevestig met de groene toets (rechts onder).

    Voer nu een brief of frankeerstrook in om de afdruk te maken, u dient deze afdruk mee te sturen met het formulier.

    Frankeertegoed controleren

    • Op uw frankeermachine: Toets 1
    • Toets R

    Het actuele saldo staat nu in beeld, schrijf dit tijdelijk ergens op.

    Machine leeg frankeren

      De instructie kunt u bekijken bij de vraag hierboven “Frankeerbedrag handmatig instellen”

    Indienen

    • Stuur de originele waardeafdruk(ken), testafdruk en het formulier niet gebruikte waarde afdrukken frankeermachine naar PostNL.


    Administratieve vragen

    Doorgeven van wijzigingen

    Wijziging (factuur)adres

    U kunt uw wijziging(en) eenvoudig aan ons doorgeven via de pagina Wijziging doorgeven.

    Gaat u verhuizen? Vergeet niet uw verhuizing ook aan PostNL door te geven.

    De adresstempel van in uw frankeerstempel moet gelijk zijn aan uw organisatie-adres (het adres waar de frankeermachine staat). Bij een verhuizing kunt u eenvoudig via de pagina Wijziging doorgeven een nieuw adresstempel bestellen.

    Wilt u niet alleen een nieuw adresstempel, maar ook een nieuw reclamestempel (met uw logo, reclameboodschap, websiteadres enz.)? Dit kunt u doen via de pagina’s voor het bestellen van frankeerstempels:

    Naamswijziging doorgeven

    Geef uw naamswijziging eenvoudig door via de pagina Wijzigingen doorgeven.

    Nieuw bankrekeningnummer doorgeven

    Geef uw nieuwe bankrekeningnummer eenvoudig door via de pagina Wijzigingen doorgeven.

    Nieuw Kamer van Koophandelnummer doorgeven

    Geef uw nieuwe Kamer van Koophandelnummer eenvoudig door via de pagina Wijzigingen doorgeven.

    Als u een frankeermachine heeft hebben kunt u de wijziging van uw Kamer van Koophandel doorgeven via het formulier Overdrachtsovereenkomst frankeermachine (pdf). 

    Doorstart na faillissement bij gebruik van frankeermachine

    1. Is uw frankeermachine geblokkeerd voor het laden van frankeertegoed en/of frankeren?
    2. Is dit mogelijk te wijten aan een faillissement?
    3. Is er sprake van een doorstart?

    Als u alle vragen met Ja beantwoord zijn kunt u de doorstart aan FP-Ruys doorgeven via de Overdrachtsovereenkomst frankeermachine (pdf).

    Hiervoor gelden een aantal voorwaarden:

    • De curator dient te tekenen voor de failliete partij.
    • PostNL moet akkoord gaan met de overdracht.
    • De financieel administratie van FP-Ruys moet akkoord gaan i.v.m. mogelijke openstaande vorderingen.

    De overdrachtsprocedure inclusief het aanvragen van de akkoorden bij PostNL en de financiële administratie wordt verzorgd door de afdeling Customer Support van FP Ruys. Ga naar het Overdrachtsformulier (pdf)

    Vragen over facturen

    Voor welke vestiging is deze factuur bestemd?

    Het locatieadres waarop de factuur betrekking heeft staat links onder vermeld.

    Ik heb een factuur ontvangen maar ik heb een servicecontract

    Conform de contractvoorwaarden zijn er bepaalde zaken die niet in het servicecontract zijn opgenomen, hiervoor ontvangt u in dat geval een factuur. Voorbeelden hiervan zijn:

    • Supplies als inkt en etiketten
    • Aan slijtage onderhevige onderdelen als borstels en vilt
    • Postregistratie geheugens
    • Accu´s
    • Vervangen onderdelen als gevolg van onjuist gebruik.

    Emergency Upload

    Voor uw frankeermachine is een maximum laadbedrag door PostNL afgegeven. Dit bedrag mag eens per 7 dagen geladen worden.

    Als u binnen 7 dagen meer saldo nodig heeft kunt u extra tegoed aanvragen bij PostNl, dit heet een Emergency Upload. Binnen 1 uur heeft u dan een extra bedrag om te laden.

    Vraag via PostNL een Emergency Upload aan.

    Extra inbelkosten

    Wanneer u uw machine heeft aangeschaft voor 01-01-2010 geldt:

    Per jaar kunt u 14 keer gratis inbellen, vanaf de 15e keer worden inbelkosten per inbelactie berekend. Een inbelactie heeft u nodig bij een verplichte inbelperiode (13 keer per jaar) en bij het opwaarderen van frankeertegoed.

    Laad tijdens de verplichte inbelperiode een bedrag wat voor 4 weken voldoende is.

    Is uw maximum laadbedrag momenteel niet voldoende voor 4 weken, neem dan contact op met PostNL om dit te laten aanpassen: (088) 868 68 68

    Waarom verplicht inbellen?
    PostNL heeft eens per maand de tellerstanden uit uw frankeermachine nodig om een controle uit te voeren. Deze standen worden alleen tijdens de verplichte inbelperiode vastgelegd.

    De data zijn door PostNL vooraf vastgesteld, een actueel overzicht met inbeldata vindt u hier.

    Aanduidingen H120 / F48/ L48 / P120

    Deze aanduidingen hebben betrekking op het servicecontract van uw machine.

    H = huurcontract
    F en P = koopcontract
    L= Leasecontract.

    Aanduiding C48 / C24

    Op deze machine is een servicecontract afgesloten waarbij afhankelijk van het type machine 1 of 2 onderhoudsbeurten per jaar zijn opgenomen. Bij deze onderhoudsbeurten zijn voorrijkosten en arbeidsloon gedekt.

    Eventueel te vervangen onderdelen worden berekend. Tussentijdse bezoeken voor storingen worden in zijn geheel doorbelast, d.w.z. voorrijkosten, arbeidsloon en onderdelen.

    Een C-contract volgt wanneer de reguliere looptijd van het contract ten einde is. De afgesproken responstijd blijft gehandhaafd. Door deze aanpassing wordt de contractprijs met 40% verlaagd.

    Automatische incasso

    Om de prijs van onze huurcontracten zo laag als mogelijk te houden, gaat betaling van de huurtermijnen per kwartaal via automatische incasso. Indien u wilt afzien van automatische incasso kunt u een e-mail sturen aan boa@fp-ruys.nl.

    Extra administratiekosten bedragen in dit geval € 2,50 / maand (excl. btw) Heeft u al een automatische incasso voor de huur van uw frankeermachine, maar wilt u dat ook alle andere facturen van FP-Ruys automatisch geïncasseerd worden? Stuur dan uw verzoek per e-mail aan boa@fp-ruys.nl

    Toeslag voor het niet afgeven van een automatische incasso

    Door uw organisatie is een verzoek bij ons ingediend om af te zien van automatische incasso. Om de prijs van onze huurcontracten zo laag als mogelijk te houden, gaat de betaling van de huurtermijnen standaard per kwartaal via automatische incasso.

    De toeslag wordt berekend vanwege de extra administratieve handelingen die het boeken van de betaling met zich meebrengt. Wilt u toch liever per automatische incasso betalen? Stuur dan uw verzoek per e-mail aan boa@fp-ruys.nl

    Toeslag ..uur responsetijd

    Vanuit uw organisatie is een verzoek gekomen om af te wijken van de standaard responstijd. De extra kosten die dit met zich meebrengt staan hier vermeld.

    Toeslag verlenging max. looptijd service overeenkomst

    De duur van de standaard contractperiode is verstreken. Om gebruik te kunnen blijven maken van de machine en service wordt deze toeslag in rekening gebracht.

    Wijziging posttarieven voor frankeermachine

    Inhoudelijke vragen over wijzigingen van posttarieven voor frankeermachines vindt u in de rubriek “Vragen over tarieven of tariefswijzigingen” op de eigen servicepagina’s van onze frankeermachines. 

    Weet u niet welke machine u heeft? U vindt een overzicht van onze machines op de pagina Welke frankeermachine heb ik?

    De prijs van een tariefupdate hangt in veel gevallen af van de, bij aanschaf van de machine, door uw organisatie gekozen serviceovereenkomst. Heeft u bezwaar tegen een ontvangen factuur over een tariefupdate?

    Laat u dan door onze medewerkers informeren over eventuele mogelijkheden van een contractaanpassing.

    Verzend- & administratiekosten
    Bij bestellingen van supplies (inkt en etiketten) tot € 200,- hanteert FP Ruys € 8,- verzend- en administratiekosten, bij bestellingen van supplies boven een orderbedrag van € 200,- betalen wij de verzendkosten.

    Bij overige zendingen gelden de PostNL tarieven op basis van formaat en gewicht.

    Betalingstermijn

    Conform de contractvoorwaarden hanteert FP Ruys een betalingstermijn van 15 dagen. Uitzonderingen zijn hierop niet mogelijk.

    Betalingskorting

    FP Ruys kent geen regeling voor betalingskortingen in welke vorm dan ook.


    Wijzigingen doorgeven

    Verhuizing? Nieuwe bedrijfsnaam, bankrekeningnummer of Kamer van Koophandelnummer? Geef uw wijzigingen door via onze speciale pagina Wijziging(en) doorgeven.

    Inkt en etiketten

    U kunt via onze webshop inkt en etiketten bestellen voor uw Optimail frankeersysteem.

    Helpdesk en service FP-Ruys
    Optimail frankeren

    Contact met FP-Ruys

    Onze medewerkers zijn telefonisch bereikbaar op maandag t/m vrijdag van 08.30 uur tot 17.00 uur. Telefoon (088) 789 72 22.

    bel mij terug fp-ruysBel mij terug
    stuur een bericht naar fp-ruysStuur een bericht
    storing-24Storing melden